Aus den bestehenden Mandanten (nachfolgend als „Quellmandant“ beschrieben) werden alle Geschäftsfall-relevanten Daten kopiert und neue Mandanten (nachfolgend bezeichnet als „Zielmandanten“) erstellt. Dieser Vorgang wird nachfolgend als „Daten-Reorganisation“ bezeichnet. Alle für den ordentlichen Betrieb auf dem Betreibungs- und Konkursamt, sprich in WinBeam erforderlichen Daten werden in diesem Prozess aus den Quellmandanten gelesen und in die neuen Zielmandanten geschrieben.

 

Adressen

Da ein Schuldner in einem, wie auch in unterschiedlichen Mandanten mehrfach vorkommen kann, müssen diese Adressen und somit alle dazugehörenden Geschäftsfalldaten in eine einzige Adresse im Zielmandanten zusammengeführt werden. Diese Zusammenführung kann durch ein Kriterium gesteuert werden und muss durch ein zusätzliches Modul vorgenommen werden.

 

Geschäftsfälle

Da WinBeam 2S oft die vom Anwender bekannten und verwendeten Nummern gleichzeitig technisch als primäre Schlüssel einsetzt und diese in den unterschiedlichen Quellmandaten oft übereinstimmen, müssen neue Schlüssel und somit auch Nummern während der Reorganisation generiert werden. Für die Überprüfung und Definition der neuen Schlüsseln müssen die Daten vorgängig an BK-Solution gesandt werden. Darauf hin erstellt BK-Solution ein Vorschlag zur Genehmigung des Kunden.

 

Buchhaltung

Da die Buchungssätze aus der Buchhaltung nicht mit den Geschäftsfällen gekoppelt sind, wird die Buchhaltung nicht in die neuen Mandanten übernommen. Es werden Eröffnungsbuchungen für die Saldovorträge aller Schuldnerkonti erstellt. ESR-Dateien werden nach der Fusion durch ein Tool vor dem Einlesen modifiziert, sofern die Rechnungs-Nummerierung des Quellmandanten verändert wird. Dies ist im Rahmen des Vorschlages zur Definition der Schlüssel festzulegen.

 

Durch eine Zusammenführung in einen zentralen Datenmandanten erreichen Sie für Ihr Betreibungsamt immense Vorteile:

  • Effizienzsteigerung da der mehrfache aufwändige Wechsel der separierten Gemeinde-Mandanten hinfällt
  • Nutzung von Synergien da Stammdaten (Adressen, Banken, Formulare usw.) nur noch einmal gepflegt werden müssen
  • Weitreichende Arbeitserleichterung in der Buchhaltung: Zahlungseingänge, Vergütungen und Verbuchungen könnten zentral getätigt werden und müssen somit nur noch einmal täglich, anstatt pro Gemeinde mehrmals vorgenommen werden.
  • Schnellere Bedienung der Laufkundschaft sowie der telefonischen Auskünfte, da künftig nicht mehr nach Gemeinde unterschieden werden muss sondern die Daten sofort in einem Datenstamm abrufbar sind
  • Splittung der Daten ist jederzeit möglich: Gemeinden können, sofern erforderlich, nachträglich wieder in einen getrennten Mandanten extrahiert werden

 

Als Konsequenz der Datenzusammenführung ist Folgendes zu beachten:

  • Kostenrechnung wird nicht mehr einzeln pro Gemeinde geführt, sondern wird anhand eines prozentualen Schlüssels des Kostenträgers umgelegt
  • Das Amt tritt auf den Formularen sowie als Absender von eSchKG gegenüber den Gläubigern als ein zentrales Betreibungsamt auf
  • Um eine korrekte Statistik pro Gemeinde sicherzustellen, müssen die Schuldneradressen mit einem Merkmal versehen werden
  • Eine Datenzusammenführung muss mind. 2 Monate vor der Umsetzung durch BK Solution geprüft werden. Es wird empfohlen, die Umsetzung auf einen Halbjahreswechsel zu terminieren, da die Nummerierungen teilweise verändert werden und die Buchhaltung abgeschlossen wird.